Wat is een Microsoft Audit? Alles wat u moet weten.

• Geplaatst op 27 September 2022
• 0

Microsoft Audit is de grootste angst van alle bedrijven die tweedehands licenties aanschaffen. Dat komt omdat er veel mythes en geruchten de ronde doen over de Microsoft-licentieregels. In deze blog beantwoorden we al uw vragen over dit onderwerp, leggen we uit wat een audit is, en hoe u zich kunt voorbereiden op een Microsoft Audit.  

Wat is een Microsoft Audit?  

Bij een Audit wilt Microsoft informatie krijgen over de licenties die u gebruikt en in bezit heeft. Als er iets mis is met die informatie, kan Microsoft u bijvoorbeeld vragen geld aan hen te betalen voor de licenties waarvoor u geen bewijs hebt. Met een Audit wil Microsoft zien hoeveel Microsoft licenties u gebruikt, en het bewijs van aankoop van deze licenties, naast enkele andere vitale documenten.   

Wat veroorzaakt een Microsoft Audit?  

Dit gebeurt meestal wanneer Microsoft een klant/bedrijf verdenkt van illegaal gebruik van licenties. Het bedrijf wordt dan gevraagd een zelfcontrole uit te voeren en de resultaten daarvan aan Microsoft te rapporteren. Soms wordt dit willekeurig gedaan, voornamelijk bij middelgrote of grote bedrijven. Microsoft doet deze Audits, alleen om te controleren of u bewijs heeft voor alle licenties die u gebruikt, en of u ze op een legale manier gebruikt. Activiteiten die kunnen leiden tot een Microsoft Audit zijn bijvoorbeeld uw aankoopgeschiedenis en als uw reseller Microsoft heeft verteld om u te controleren, en er zijn nog veel meer verschillende redenen. U moet goed voorbereid zijn op deze audits. Deze Audits worden vooral uitgevoerd bij bedrijven die tweedehands software gebruiken, dus het kan nuttig zijn om even uit te leggen waarom tweedehands software legaal is.  

Waarom zijn pre-owned licenties legaal?  

In 2012 verklaarde het Hof van Justitie van de Europese Unie dat het legaal is om tweedehands softwarelicenties te kopen en te verkopen. Deze licenties kunnen alleen worden gekocht en verkocht in de Europese Unie, anders is het illegaal. Pre-owned software is software die al eerder is gebruikt. Er zijn een paar belangrijke regels voor tweedehands software:  

• De licentie wordt niet gebruikt op het moment van levering.  
• De licentie is eeuwigdurend.  
• De gebruikte softwarelicentie is op geen enkele manier onvolledig.  
• Na de aankoop zijn er geen andere kosten voor het gebruik van de licentie.   
  
  

Een van de belangrijkste zaken rond tweedehands software is, dat de kwaliteit van de licentie niet slechter is dan een nieuwe, wat wel het geval is bij bijvoorbeeld auto's en meubels. Op deze manier is het een stuk goedkoper om uw software licenties te kopen, omdat de kwaliteit niet slechter is, en de licenties een stuk goedkoper zijn. Wij, van Digi License, verkopen pre-owned software licenties tot 70% goedkoper dan nieuwe licenties. Wilt u meer lezen over pre-owned licenties, dan raden wij u aan deze tekst te lezen.  

Hoe bereidt u zich voor op een Microsoft Audit:  

Om zo goed mogelijk voorbereid te zijn op een Microsoft Audit kunt u een aantal dingen doen. Dit is voornamelijk het voorbereiden van wat informatie rond de licenties die u heeft en gebruikt. U moet uitzoeken hoeveel Microsoft-producten u hebt geïnstalleerd. Daarnaast moet u alle aankoopbewijzen verzamelen. Verder zijn er nog enkele andere zaken die u zeker moet controleren bij de voorbereiding van een Microsoft Audit:  

• Controleer het aantal CAL's dat op de servers is geïnstalleerd. U kunt dit controleren onder het tabblad 'licensing' in de Server Management console.  
• Alle virtuele machines en zowel fysieke servers als virtuele servers moeten worden geteld.  
• Tel hoeveel mensen SQL-databases en andere server gebaseerde producten gebruiken en benaderen, en zorg ervoor dat u dit opschrijft.  
• Alle desktops en laptops, misschien zelfs mobiele apparaten als u daar Microsoft-producten op gebruikt.  
• Zet alle bovenstaande informatie, en misschien nog meer noodzakelijke informatie waartoe u toegang hebt, in één document. Zo heeft u alles bij de hand voor als u een e-mail krijgt van Microsoft met een Audit.  

Wat zijn de gevolgen?  

Als u een e-mail over de Audit van Microsoft ontvangt, hebt u, als u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, uw document klaar, dat u vervolgens naar Microsoft kunt sturen. Als blijkt dat u licenties gebruikt waarvoor u geen bewijs hebt, kan Microsoft u vragen voor die licenties te betalen, omdat u ze in principe illegaal gebruikt. Als u alles goed en legaal doet, de juiste informatie aan Microsoft geeft en goed met hen communiceert, is de kans groot dat de audit geen gevolgen heeft voor uw bedrijf.