Hoe een PDF-bestand bewerken? Alles wat u nodig heeft om te beginnen

Geplaatst op 19 Oktober 2023
0

Het bewerken van PDF-bestanden kan een uitdaging zijn voor zowel een digibeet als een IT-expert. In het verleden hebben we hier vaak mee geworsteld, maar inmiddels hebben we het onder de knie. In deze blog leggen wij u graag uit hoe en met welke tools u PDF-bestanden het beste kunt bewerken. We bespreken ook enkele PDF-editors die u kunnen helpen bij het bewerken van PDF-bestanden, zoals Adobe Acrobat en Ashampoo PDF Pro 3.

Wat is een PDF-bestand?

Adobe heeft het PDF-bestandsformaat uitgevonden. Het formaat is bedoeld als een veelzijdig digitaal bestand waarmee documenten eenvoudig en betrouwbaar kunnen worden uitgewisseld en bekeken. De kernkracht van het PDF-formaat en de PDF-bestanden is hun vermogen om de integriteit van het originele document en dezelfde lay-out te behouden. Het uitwisselen van PDF-bestanden verandert niets aan het bestand, terwijl dit probleem bij andere bestandsformaten wel kan voorkomen. Weet u nog dat u Word-bestanden uitwisselde tussen oude Microsoft Office Word-versies? Dit zou vaak resulteren in verschuivingen in de documentlay-outs. Hoewel dit probleem tegenwoordig minder vaak voorkomt vanwege de technische verbeteringen die door de verschillende softwareontwikkelaars zijn aangebracht, zijn er nog steeds redenen om PDF-bestanden te gebruiken.

Waarom zou iemand een PDF-bestand willen bewerken?

Er zijn verschillende redenen waarom iemand een PDF-bestand wil bewerken. Het bewerken van een PDF-bestand kan verschillende redenen hebben. Misschien wilt u:

Fouten corrigeren in een PDF-bestand
Tekst toevoegen of bewerken
Afbeeldingen in een document toevoegen, wijzigen of zelfs verwijderen
De lay-out- of ontwerpelementen van een PDF-bestand toevoegen, wijzigen of zelfs verwijderen.
Documenteigenschappen bewerken of bijwerken
Metadata bewerken of updaten
Annotaties, markeringen of opmerkingen toevoegen aan een PDF-bestand of deze bijwerken
Beveiligingsfuncties, zoals wachtwoordbeveiliging en/of encryptie toevoegen
Interactieve functies zoals knoppen, multimedia of formulieren toevoegen
PDF-bestanden samenvoegen of splitsen

Alle hierboven genoemde redenen om een PDF-bestand te bewerken kunnen worden opgelost door een betrouwbare PDF-editor te kiezen. Later in dit artikel zullen we wat dieper ingaan op de opties die er zijn.

Kan ik een PDF-bestand bewerken?

Over het algemeen zal het antwoord op deze vraag zijn: ja, dat kan. Maar let op: er zijn bepaalde omstandigheden waarin u aanvullende gegevens nodig heeft om een PDF-bestand te wijzigen. Sommige PDF's worden beschermd door de bovengenoemde beveiligingsfuncties. Makers van PDF-bestanden kunnen ervoor kiezen om extra beveiligingslagen aan een PDF-bestand toe te voegen door middel van wachtwoordbeveiliging en/of codering. Als dit het geval is, kunt u de PDF niet bewerken zonder het wachtwoord dat door de maker is aangemaakt. We raden u ten zeerste aan een PDF-editor te kiezen die aan uw behoeften voldoet.

Waar moet u op letten in een PDF-editor? 7 vragen om uzelf te stellen om te zien wat u nodig heeft

Hoewel dit een zeer complexe vraag is om te beantwoorden, zullen we ons uiterste best doen om u te helpen bij het kiezen van de juiste PDF-editor door een aantal vragen op te sommen die u uzelf kunt stellen voordat u een aankoop doet.

1. Wat is uw voornaamste behoefte: bekijken of bewerken?

De eerste vraag die u uzelf kunt stellen om te bepalen of u überhaupt een PDF-editor nodig heeft of niet, is uzelf afvragen wat uw primaire behoefte is. PDF-software was in eerste instantie bedoeld voor weergavedoeleinden, deze PDF-viewers bestaan nog steeds en zullen in sommige gevallen voldoende zijn, in deze PDF-viewers kunt u wel opmerkingen plaatsen, maar PDF-bestanden niet rechtstreeks bewerken. PDF-editors, het type software waar dit artikel over gaat, zijn bedoeld voor het bewerken van tekst en andere elementen van PDF-bestanden als de auteur dit toestaat. PDF-editors maken over het algemeen ook het splitsen en samenvoegen van PDF-documenten mogelijk, met tal van andere functies om uw leven gemakkelijker te maken.

2. Bent u van plan een tekstverwerker te gebruiken met uw PDF-editor?

De meeste mensen gebruiken een tekstverwerker om hun documenten te maken. Als u vertrouwd bent met uw huidige softwarepakket, lijkt het misschien overbodig om een speciale PDF-editor te introduceren. Als u echter over een PDF-editor beschikt, kunt u rechtstreeks wijzigingen in het PDF-bestand aanbrengen, waardoor u tijd en moeite bespaart bij het opnieuw bekijken van het originele document om wijzigingen aan te brengen. Vooral als u geen toegang hebt tot de originele bestanden. Het is erg belangrijk op te merken dat we niet aanbevelen om uw tekstverwerker te vervangen door een PDF-editor. Hoewel PDF-editors mogelijkheden hebben voor het bewerken van tekst en afbeeldingen, zijn PDF-editors niet ontworpen als grootschalige tekstverwerkers.

Nu we hebben vastgesteld of u een PDF-editor nodig heeft of niet, is het tijd om dieper in te gaan op de functies die u nodig heeft door de onderstaande vragen te beantwoorden.

3. Maakt u PDF-formulieren of documenten, of beiden?

Het maken van PDF-bestanden met daarin formulieren kan voor diverse situaties een uitkomst zijn. Door PDF-formulieren te implementeren, kunt u bewerkbare elementen in een document maken, waardoor ze ideaal zijn voor toepassingen, contracten, HR-dossiers en nog veel meer. Als u informatie in dit soort documenten wilt vastleggen, is een PDF-editor met mogelijkheden voor het maken van formulieren cruciaal.

4. Heeft u annotatie- of redactiefuncties nodig?

Annotatie- en redactiefuncties kunnen van cruciaal belang zijn voor de workflow van de samenwerking of bij het delen van informatie die niet voor iedereen bedoeld is. De meeste PDF-editors bevatten annotatie-, redactie-, commentaar- en markeerfuncties om samenwerking een fluitje van een cent te maken. Klinkt goed? Zoek dan naar PDF-software die dit bevat.

5. Wilt u PDF-documenten kunnen samenvoegen of splitsen?

In professionele omgevingen kan het zeer handig zijn om PDF-documenten te kunnen combineren of splitsen. Combineer inkooporders met een factuur, of haal pagina's uit een lang rapport. Het op deze manier manipuleren van PDF-documenten kan de efficiëntie van uw workflow verbeteren. De meeste PDF-editors bevatten deze functies, maar zorg ervoor dat u dit nogmaals controleert voordat u koopt!

6. Moet u uw PDF's beveiligen?

Nadenken over de beveiligingsbehoeften voor de documenten die u maakt of bewerkt, is van cruciaal belang. Gaat u gevoelige of persoonlijke informatie verwerken in uw PDF's? Kies vervolgens een PDF-editor met robuuste beveiligingsfuncties zoals wachtwoordbeveiliging of codering. Denk na over de gevolgen van wat slechte beveiligingsmogelijkheden met u en/of uw bedrijf kunnen doen. Zoals de eerder genoemde PDF-formulieren die veel gebruikt worden om contracten en HR-documenten te maken, en wat een kwaadwillende partij met deze informatie zou kunnen doen.

7. Welke extra functies zouden uw leven gemakkelijker maken?

Terwijl de eerste zes vragen meer gaan over de kernfuncties die u wel of niet nodig heeft, gaat de laatste over het persoonlijker en eenvoudiger maken van uw PDF-bewerkingservaring. Hoewel we voorstellen dat u zich op de eerste zes vragen concentreert, raden we u toch aan enkele functies hieronder te lezen om te zien of deze uw interesse wekken!

Automatische tekstherkenning voor op afbeeldingen gebaseerde tekst (OCR)

Sommige PDF-documenten zijn mogelijk moeilijker te bewerken dan andere. Er is één type PDF-bestand dat het grootste probleem van allemaal is: gescande PDF's. Deze PDF's zijn in wezen slechts afbeeldingen van tekst, en niet de tekst zelf. Gelukkig bevat sommige PDF-software nu de Optical Character Recognition (OCR)-technologie. Met behulp van OCR kunt u deze gescande PDF's (afbeeldingen) omzetten in bewerkbare en doorzoekbare tekst.

E-handtekeningen

Het kan handig zijn om in uw volgende PDF-editor te zoeken naar mogelijkheden voor digitale handtekeningen. Op deze manier kunt u contracten en andere documenten direct ondertekenen. De meeste PDF-editors hebben deze functie, maar zorg ervoor dat u dit controleert voordat u koopt!

Bates-nummering

Niet zo vaak gebruikt als de bovengenoemde functies, maar zeker een nuttige functie voor een PDF-editor is Bates-nummering. Met Bates-nummering kunt u pagina's opeenvolgend nummeren met een referentienummer. Dit wordt het meest gebruikt in juridische documenten en is daarom een aanbevolen functie voor advocatenkantoren.

Onze aanbevelingen voor PDF-editorsoftware

De juiste software kan de workflow van uw documenten en productiviteit aanzienlijk verbeteren. Om u te helpen hebben we enkele PDF-editors geselecteerd die mogelijk aan uw behoeften voldoen. Lees hieronder meer over hen.

Adobe Acrobat 2020 (standaard/pro)

Adobe, de uitvinder van het PDF-formaat, heeft een van de populairste en meest gebruikte PDF-editors op de markt geproduceerd. Adobe Acrobat biedt enkele van de meest gebruikelijke hulpmiddelen en technieken om PDF's te bewerken en beschikt over een reeks extra functies die het bewerken van uw PDF's eenvoudiger maken. Met Adobe Acrobat kunt u:

Tekst en afbeeldingen rechtstreeks in de PDF bewerken
Pagina's toevoegen, verwijderen of herschikken
Meerdere PDF's tot één samenvoegen
Eén enkele PDF in meerdere bestanden splitsen
Annotaties, opmerkingen of markeringen toevoegen
Interactieve elementen toevoegen of bewerken, zoals formulieren en multimedia
Uw PDF's met wachtwoordversleuteling beschermen
Digitale handtekeningen aan uw PDF's toevoegen
OCR gebruiken om gescande PDF's om te zetten in doorzoekbare en bewerkbare (Pro)tekst
Bestanden vergelijken
Acties aanpassen of tegelijkertijd wijzigen op meerdere PDF-bestanden
Met Adobe Creative Cloud Apps en andere applicaties van derden voor naadloze documentworkflows integreren

Houd er rekening mee dat deze lijst enkel de belangrijkste functies van Adobe Acrobat bevat, maar dat het niet alle functies zijn die het heeft. Deze PDF-editor wordt gezien als de koning onder de PDF-editors en is altijd een goede keuze omdat het alles biedt wat iemand zou willen in een PDF-editor. Het is belangrijk om ook aandacht te besteden aan het verschil tussen Adobe Acrobat 2020 Standard en Adobe Acrobat 2020 Pro. De Pro-versies beschikken over meer geavanceerde functies in elk aspect van de software. Bijvoorbeeld geavanceerdere beveiligingsopties, zoals toestemmingscontrole. In de Pro-versie kunt u gescande PDF's ook bewerken met OCR, omdat deze over de 3 modi beschikt om dit te doen, vergeleken met de 2 opties van de standaardversies die de bestanden alleen doorzoekbaar maken als je OCR gebruikt. Een belangrijk kenmerk van de Pro-versie is ook de mogelijkheid om gevoelige informatie te redigeren, waar de standaardversie dit niet kan.

Ashampoo PDF Pro 3

Ashampoo PDF Pro 3 is, hoewel niet zo compleet als Adobe Acrobat, nog steeds een zeer goede optie voor de dagelijkse bewerking van PDF's. Deze PDF-editor is merkbaar goedkoper dan Adobe Acrobat en daarom een zeer goede budgetoptie. De belangrijkste kenmerken van Ashampoo PDF Pro 3 zijn onder meer:

Tekst en afbeeldingen rechtstreeks in de PDF bewerken
Pagina's toevoegen, verwijderen of herschikken
Meerdere PDF's tot één samenvoegen
Eén enkele PDF in meerdere bestanden splitsen
Annotaties, opmerkingen of markeringen toevoegen
Interactieve elementen toevoegen of bewerken, zoals formulieren en multimedia
Uw PDF's met wachtwoordversleuteling beschermen
Digitale handtekeningen aan uw PDF's toevoegen

Voor een compleet overzicht van ons PDF-editoraanbod kunt u onze PDF-editorpagina raadplegen.

Hoe een PDF-bestand bewerken?

Nu u een PDF-editor heeft gekozen die aan uw behoeften voldoet, is het tijd om te beginnen met bewerken. Hieronder hebben we een aantal van de meest gestelde vragen met betrekking tot het bewerken van PDF’s op een rij gezet:

Hoe bewerk ik de tekst in een PDF?

Het bewerken van tekst is de gemakkelijkste taak in elke PDF-editor. Zorg ervoor dat u, indien nodig, toegang heeft gekregen tot het PDF-bestand van de maker. Het proces kan in elke PDF-editor iets anders zijn, maar de algemene manier om tekst in een PDF-editor te bewerken gaat als volgt:

Open het PDF-bestand in uw PDF-editor
Kies de tool "PDF bewerken", ergens op uw scherm (rechterdeelvenster voor Adobe Acrobat)
Klik op de tekst of afbeelding die u wilt bewerken.
Voeg tekst op de pagina toe of bewerk deze, of voeg indien nodig afbeeldingen op de pagina toe, verplaats ze of wijzig het formaat ervan.