Qu'est-ce qu'un audit Microsoft ? Tout ce que vous devez savoir.

• Publié le 27 septembre 2022
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L'audit Microsoft est la plus grande crainte de toutes les entreprises qui achètent des licences d'occasion. En effet, de nombreux mythes et rumeurs circulent sur les règles de licence de Microsoft. Dans ce blog, nous répondrons à toutes vos questions sur ce sujet et, vous expliquerons ce qu'est un audit et comment vous préparer à un audit Microsoft.  

Qu'est-ce qu'un audit Microsoft ?  

Lorsqu'il y a un audit, Microsoft veut obtenir des informations sur les licences que vous utilisez et que vous possédez. Si ces informations ne sont pas correctes, Microsoft peut, par exemple, vous demander de lui verser de l'argent pour des licences dont vous n'avez aucune preuve. Dans le cadre d'un audit, Microsoft veut voir combien de licences Microsoft vous utilisez et la preuve de l'achat de ces licences, ainsi que d'autres documents essentiels.   

Qu'est-ce qui déclenche un audit Microsoft ?  

Cela se produit généralement lorsque Microsoft soupçonne un client ou une entreprise d'utiliser illégalement des licences. Il est alors demandé à l'entreprise ou au client d'effectuer un auto-audit et d'en communiquer les résultats à Microsoft. Parfois, l'audit est envoyé au hasard, principalement à des entreprises de taille moyenne ou grande. Microsoft effectue ces audits dans le seul but de vérifier si vous avez des preuves de toutes les licences que vous utilisez, et si vous les utilisez de manière légale. Les activités qui peuvent déclencher un audit Microsoft sont par exemple l'historique de vos achats et le fait que votre revendeur ait demandé à Microsoft de vous auditer, entre autres. Vous devez être très bien préparé à ces audits, qui concernent principalement les entreprises qui utilisent des logiciels d'occasion. Il peut donc être utile d'expliquer pourquoi les logiciels d'occasion sont légaux.  

Pourquoi les licences d'occasion sont-elles légales ?  

En 2012, la Cour de justice de l'Union européenne a déclaré qu'il était légal d'acheter et de vendre des licences de logiciels d'occasion. Ces licences ne peuvent être achetées et vendues qu'au sein de l'Union européenne, sinon elles sont illégales. Un logiciel d'occasion est un logiciel qui a déjà été utilisé auparavant. Il existe quelques règles importantes concernant les logiciels d'occasion:
 

• La licence n'est pas utilisée au moment de la livraison.  
• La licence est perpétuelle.  
• La licence du logiciel d'occasion n'est en aucun cas incomplète.  
• Après l'achat, il n'y a pas d'autres coûts associés à l'utilisation de la licence.   
  
  

L'un des aspects les plus importants des logiciels d'occasion est que la qualité de la licence n'est pas inférieure à celle d'un logiciel neuf, comme c'est le cas pour les voitures et les meubles. De cette façon, il est beaucoup moins cher d'acheter vos licences de logiciels, car la qualité n'est pas moins bonne, et les licences sont beaucoup moins chères. Chez Digi License, nous vendons des licences de logiciels d'occasion jusqu'à 70% moins cher que les licences neuves. Si vous voulez en savoir plus sur les licences d'occasion, nous vous conseillons de lire ceci.  

Comment se préparer à un audit Microsoft :  

Pour vous préparer au mieux à un audit Microsoft, vous pouvez faire plusieurs choses. Il s'agit principalement de préparer quelques informations sur les licences que vous possédez et utilisez. Vous devez savoir combien de produits Microsoft vous avez installés. Ensuite, vous devez rassembler toutes les preuves de licences que vous pouvez trouver et qui prouvent la légalité de ces licences, ainsi qu’une preuve d'achat. En outre, il existe d'autres éléments que vous devez absolument vérifier dans le cadre de la préparation d'un audit Microsoft, dont les suivants.

• Vérifiez le nombre de CALs installées sur les serveurs. Vous pouvez faire cela via l'onglet "Licences" dans la console de gestion du serveur.
• Toutes les machines virtuelles et les serveurs physiques et virtuels doivent être comptés.
• Comptez le nombre de personnes qui utilisent et accèdent aux bases de données SQL et aux autres produits basés sur le serveur, et assurez-vous de le noter.
• Tous les ordinateurs de bureau et portables, peut-être même les appareils mobiles si vous y utilisez des produits Microsoft, doivent être comptés.
• Rassemblez toutes les informations ci-dessus, et peut-être même d'autres informations nécessaires auxquelles vous avez accès, dans un seul document. De cette façon, vous aurez tout préparé pour le moment où vous recevrez un e-mail de Microsoft au sujet d’un audit.

Que peut-il se passer ?  

Si vous recevez un e-mail de Microsoft concernant un audit et que vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous avez votre document prêt à être envoyé à Microsoft. S'il s'avère que vous utilisez des licences pour lesquelles vous n'avez aucune preuve, Microsoft peut vous demander de payer ces licences, car vous les utilisez de manière illégale. Si vous faites tout ce qui est correct et légal, que vous donnez les bonnes informations à Microsoft et que vous communiquez bien avec eux, il y a de grandes chances que l'audit n'ait aucune conséquence pour votre entreprise.