¿Cómo editar un archivo PDF? Todo lo que necesitas para empezar

Enviado el 20 Octubre 2023
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Editar archivos PDF puede ser un desafío tanto para un profano en informática como para un experto en TI. A menudo hemos luchado con esto en el pasado, pero ahora lo dominamos. En este blog, nos gusta explicar cómo y con qué herramientas puedes editar mejor archivos PDF. También analizamos algunos editores de PDF que pueden ayudarle a editar archivos PDF, como Adobe Acrobat y Ashampoo PDF Pro 3.

¿Qué es un archivo PDF?

Adobe inventó el formato de archivo PDF. El formato está pensado como un archivo digital versátil que permite un intercambio y visualización de documentos fácil y confiable. La principal ventaja del formato y los archivos PDF es su capacidad para preservar la integridad del documento original y mantener el mismo diseño. El intercambio de archivos PDF no cambiará nada en el archivo, mientras que otros formatos de archivo pueden experimentar este problema. ¿Recuerda haber intercambiado archivos de Word entre versiones antiguas de Microsoft Office Word? Esto a menudo daría lugar a cambios en los diseños de los documentos. Si bien este problema se experimenta con menos frecuencia hoy en día debido a las mejoras técnicas realizadas por los distintos desarrolladores de software, todavía existen razones para utilizar archivos PDF.

¿Por qué alguien querría editar un archivo PDF?

Hay varias razones por las que alguien querría editar un archivo PDF. Editar un archivo PDF puede tener varias razones, quizás quieras:

Corregir errores en un archivo PDF
Agregar o actualizar texto
Agregar, modificar o incluso eliminar imágenes en un documento
Agregue, modifique o incluso elimine el diseño o los elementos de diseño de un archivo PDF
Editar o actualizar propiedades del documento
Editar o actualizar metadatos
Agregar o actualizar anotaciones, marcas o comentarios a un archivo PDF
Agregue funciones de seguridad como protección con contraseña y/o cifrado
Agregue funciones interactivas como botones, multimedia o formularios
Fusionar o dividir archivos PDF

Todas las razones para editar un archivo PDF enumeradas anteriormente se pueden resolver eligiendo un editor de PDF confiable. Más adelante en este artículo, profundizaremos un poco más en las opciones disponibles.

¿Puedo editar un archivo PDF?

En general, la respuesta a esta pregunta será: sí, puedes. Pero cuidado: hay ciertas circunstancias en las que necesitarás detalles adicionales para cambiar un archivo PDF. Algunos archivos PDF están protegidos por las funciones de seguridad antes mencionadas; los creadores de archivos PDF pueden optar por proporcionar capas adicionales de seguridad a un archivo PDF mediante protección con contraseña y/o cifrado. Si este es el caso, no podrás editar el PDF sin la contraseña creada por el creador. Recomendamos encarecidamente elegir un editor de PDF que se adapte a sus necesidades.

Qué buscar en un editor de PDF? 7 preguntas que debes hacerte para ver lo que necesitas

Aunque esta es una pregunta muy compleja de responder, haremos todo lo posible para ayudarle a elegir el editor de PDF adecuado enumerando algunas preguntas que puede hacerse antes de comprar.

1. ¿Cuál es su necesidad principal: ver o editar?

La primera pregunta que puede hacerse para determinar si necesita un editor de PDF o no es cuál es su necesidad principal. El software PDF fue diseñado inicialmente para fines de visualización, estos visores de PDF todavía existen y serán suficientes en algunos casos; en estos visores de PDF podrá hacer comentarios, pero no editar archivos PDF directamente. Los editores de PDF, el tipo de software del que trata este artículo, están pensados para editar texto y otros elementos de archivos PDF si el autor lo permite. Los editores de PDF en general también permiten dividir y fusionar documentos PDF, con muchas otras funciones para hacerle la vida más fácil.

2. ¿Tiene intención de utilizar un procesador de textos con su editor de PDF?

La mayoría de la gente utiliza un procesador de textos para crear sus documentos. Si se siente cómodo con su paquete de software actual, puede parecer innecesario introducir un editor de PDF dedicado. Sin embargo, tener un editor de PDF puede permitirle realizar cambios directamente en el archivo PDF, ahorrándole el tiempo y el esfuerzo de volver a visitar el documento original para realizar modificaciones. Especialmente si no tienes acceso a los archivos originales. Es muy importante tener en cuenta que no recomendamos reemplazar su procesador de textos con un editor de PDF; aunque los editores de PDF tienen capacidades de edición de texto e imágenes, los editores de PDF no fueron diseñados para ser procesadores de texto a gran escala.

Ahora que hemos determinado si necesita un editor de PDF o no, es hora de profundizar en las funciones que necesita respondiendo las preguntas a continuación.

3. ¿Está creando formularios o documentos PDF, o ambos?

Crear archivos PDF que incluyan formularios puede ser un resultado para diversas situaciones. Al implementar formularios PDF, puede crear elementos editables en un documento, lo que los hace ideales para aplicaciones, contratos, registros de recursos humanos y muchos más. Si desea capturar información en documentos como este, es fundamental un editor de PDF con capacidades de creación de formularios.

4. ¿Necesita anotaciones o características editoriales?

Las funciones de anotación y redacción pueden ser cruciales para los flujos de trabajo colaborativos o cuando se comparte información que no está destinada a todos. La mayoría de los editores de PDF incluyen funciones de anotación, redacción, comentarios y resaltado para facilitar la colaboración. ¿Suena bien? Luego busque el software PDF que incluya esto.

5. ¿Quieres poder fusionar o dividir documentos PDF?

En entornos profesionales puede resultar muy útil poder combinar o dividir documentos PDF. Combine órdenes de compra con una factura o extraiga páginas de un informe extenso. Manipular documentos PDF como este puede mejorar la eficiencia de su flujo de trabajo. La mayoría de los editores de PDF incluyen estas funciones, ¡pero asegúrese de verificarlas antes de comprar!

6. ¿Necesita proteger sus archivos PDF?

Es fundamental pensar en las necesidades de seguridad de los documentos que crearía o editaría. ¿Vas a manejar información confidencial o personal en tus archivos PDF? Luego, elija cualquier editor de PDF con funciones de seguridad sólidas, como protección con contraseña o cifrado. Piense en las consecuencias que las malas capacidades de seguridad podrían tener para usted y/o su empresa. Como los formularios PDF antes mencionados que se utilizan mucho para redactar contratos y documentos de recursos humanos, y lo que una parte malintencionada podría hacer con esta información.

7. ¿Qué características adicionales te harían la vida más fácil?

Si bien las primeras 6 preguntas tratan más sobre las funciones principales que puede que necesite o no, la última trata sobre cómo hacer que su experiencia de edición de PDF sea más personalizada y sencilla. Si bien le sugerimos que se concentre en las primeras 6 preguntas, le recomendamos leer algunas de las características a continuación para ver si alguna despierta su interés.

Reconocimiento automático de texto para texto basado en imágenes (OCR)

Algunos documentos PDF pueden ser más difíciles de editar que otros. Hay un tipo de archivo PDF que es el mayor problema de todos: los archivos PDF escaneados. Estos archivos PDF son esencialmente imágenes de texto, en lugar de texto en sí. Afortunadamente, algunos programas de PDF ahora contienen la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Con la ayuda de OCR, puede convertir estos archivos PDF (imágenes) escaneados en texto editable y con capacidad de búsqueda.

firmas electrónicas

Puede resultar útil buscar capacidades de firma digital en su próximo editor de PDF. De esta manera podrás firmar contratos y otros documentos sobre la marcha. La mayoría de los editores de PDF tienen esta función, ¡pero asegúrese de verificarla antes de comprar!

numeración bates

No se utiliza tanto como las funciones mencionadas anteriormente, pero definitivamente una función útil para un editor de PDF es la numeración Bates. Con la numeración Bates puedes numerar páginas secuencialmente con un número de referencia. Se utiliza más comúnmente en documentos legales y, por lo tanto, es una característica recomendada para los bufetes de abogados.

Nuestras recomendaciones de software de edición de PDF

El software adecuado puede mejorar significativamente los flujos de trabajo y la productividad de sus documentos. Para ayudarle, hemos seleccionado algunos editores de PDF que pueden satisfacer sus necesidades. Lea más sobre ellos a continuación.

Adobe Acrobat 2020 (Estándar/Pro)

Adobe, el inventor del formato PDF, ha creado uno de los editores de PDF más populares y adoptados del mercado. Adobe Acrobat ofrece algunas de las herramientas y técnicas más comunes para editar archivos PDF y cuenta con una variedad de funciones adicionales que facilitarán la edición de sus archivos PDF. Con Adobe Acrobat puedes:

Edite texto e imágenes directamente dentro del PDF
Agregar, eliminar o reorganizar páginas
Fusionar varios archivos PDF en uno
Divida un único PDF en varios archivos
Agregar anotaciones, comentarios o marcas
Agregar o editar elementos interactivos como formularios y multimedia.
Proteja sus archivos PDF con cifrado de contraseña
Agregue firmas digitales a sus archivos PDF
Utilice OCR para convertir archivos PDF escaneados en texto editable y con capacidad de búsqueda (Pro)
Comparar archivos
Aplicar acciones o cambios a múltiples archivos PDF simultáneamente
Integre con las aplicaciones Adobe Creative Cloud y otras aplicaciones de terceros para flujos de trabajo de documentos fluidos

Tenga en cuenta que esta lista no es todo lo que tiene para ofrecer, sino sólo las características más importantes de Adobe Acrobat. Este editor de PDF es considerado el rey de los editores de PDF y siempre es una buena opción, ya que proporciona todo lo que alguien desearía en un editor de PDF. También es importante abordar la diferencia entre Adobe Acrobat 2020 Standard y Adobe Acrobat 2020 Pro. Las versiones Pro cuentan con funciones más avanzadas en todos los aspectos del software, por ejemplo, cuentan con opciones de seguridad más avanzadas, como el control de permisos. En la versión Pro también puedes editar archivos PDF escaneados mediante OCR, ya que tiene 3 modos para hacerlo, en comparación con las 2 opciones de las versiones estándar que solo hacen que los archivos se puedan buscar cuando usas OCR. Una característica importante de la versión Pro es también la capacidad de editar información confidencial, mientras que la versión estándar no puede hacerlo.

Ashampoo PDF Pro 3

Ashampoo PDF Pro 3, aunque no es tan completo como Adobe Acrobat, sigue siendo una muy buena opción para la edición diaria de archivos PDF. Este editor de PDF es notablemente más económico que Adobe Acrobat y, por lo tanto, es una muy buena opción económica. Las características clave de Ashampoo PDF Pro 3 incluyen:

Edite texto e imágenes directamente dentro del PDF
Agregar, eliminar o reorganizar páginas
Fusionar varios archivos PDF en uno
Divida un único PDF en varios archivos
Agregar anotaciones, comentarios o marcas
Agregar o editar elementos interactivos como formularios y multimedia.
Proteja sus archivos PDF con cifrado de contraseña
Agregue firmas digitales a sus archivos PDF

Para obtener una descripción completa de nuestra oferta de editor de PDF, consulte nuestra página de editor de PDF.

¿Cómo editar un archivo PDF?

Ahora que ha elegido un editor de PDF que se adapta a sus necesidades, es hora de comenzar a editar. A continuación, enumeramos algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con la edición de PDF:

¿Cómo editar el texto en un PDF?

Editar texto es la tarea más sencilla en cualquier editor de PDF. Asegúrese de que el creador le haya otorgado acceso al archivo PDF si es necesario. El proceso puede ser ligeramente diferente en cada editor de PDF, pero la forma general de editar texto en un editor de PDF es la siguiente:

Abra el archivo PDF en su editor de PDF
Elija la herramienta "Editar PDF", ubicada en algún lugar de su pantalla (panel derecho para Adobe Acrobat)
Haga clic en el texto o la imagen que desea editar.
Agregue o edite texto en la página, o agregue, mueva o cambie el tamaño de imágenes en la página según sea necesario.