Was ist ein Microsoft-Audit? Alles, was Sie wissen müssen.

• Geschrieben am 27 September 2022
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Ein Microsoft Audit ist die größte Angst aller Unternehmen, die gebrauchte Lizenzen kaufen. Das liegt daran, dass es viele Mythen und Gerüchte rund um die Microsoft-Lizenzierungsregeln gibt. In diesem Blog beantworten wir alle Ihre Fragen zu diesem Thema, erklären, was ein Audit ist und wie Sie sich auf ein Microsoft Audit vorbereiten können.  

Was ist ein Microsoft-Audit?  

Bei einem Audit möchte Microsoft Informationen über die Lizenzen erhalten, die Sie verwenden und besitzen. Wenn mit diesen Informationen etwas nicht stimmt, kann Microsoft Sie beispielsweise auffordern, Geld für die Lizenzen zu zahlen, für die Sie keinen Nachweis haben. Bei einem Audit möchte Microsoft sehen, wie viele Microsoft-Lizenzen Sie verwenden, und den Nachweis für den Erwerb dieser Lizenzen sowie einige andere wichtige Dokumente.   

Was löst ein Microsoft-Audit aus?  

Dies geschieht in der Regel, wenn Microsoft einen Kunden/ein Unternehmen der illegalen Nutzung von Lizenzen verdächtigt. Das Unternehmen wird dann aufgefordert, ein Selbstaudit durchzuführen und die Ergebnisse an Microsoft zu melden. Manchmal werden diese Audits willkürlich durchgeführt, vor allem bei mittleren und großen Unternehmen. Microsoft führt diese Audits nur durch, um zu prüfen, ob Sie Belege für alle von Ihnen genutzten Lizenzen haben und ob Sie diese auf legale Weise nutzen. Aktivitäten, die ein Microsoft Audit auslösen können, sind z.B. Ihre Einkaufshistorie und ob Ihr Händler Microsoft aufgefordert hat, Sie zu auditieren, und es gibt noch viele weitere Gründe dafür. Auf diese Audits müssen Sie sehr gut vorbereitet sein. Diese Audits betreffen vor allem Unternehmen, die gebrauchte Software verwenden. Daher ist es vielleicht sinnvoll, zu erklären, warum gebrauchte Software legal ist.  

Warum sind gebrauchte Lizenzen legal?  

Im Jahr 2012 erklärte der Gerichtshof der Europäischen Union, dass der Kauf und Verkauf gebrauchter Softwarelizenzen legal sind. Diese Lizenzen können nur in der Europäischen Union gekauft und verkauft werden, andernfalls ist dies illegal. Bei gebrauchter Software handelt es sich um Software, die bereits zuvor verwendet wurde. Es gibt ein paar wichtige Regeln für gebrauchte Software:  

• Die Lizenz wird zum Zeitpunkt der Lieferung nicht verwendet.  
• Die Lizenz ist unbefristet.  
• Die gebrauchte Softwarelizenz ist in keiner Weise unvollständig.  
• Nach dem Kauf fallen keine weiteren Kosten für die Nutzung der Lizenz an.   
  
  

Einer der wichtigsten Punkte bei gebrauchter Software ist, dass die Qualität der Lizenz nicht schlechter ist als die einer neuen, wie es zum Beispiel bei Autos und Möbeln der Fall ist. Auf diese Weise ist es viel billiger, Ihre Softwarelizenzen zu kaufen, da die Qualität nicht schlechter ist, und die Lizenzen viel billiger sind. Wir von Digi License verkaufen gebrauchte Softwarelizenzen bis zu 70% billiger als neue Lizenzen. Wenn Sie mehr über gebrauchte Lizenzen lesen möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Text.  

Wie man sich auf ein Microsoft-Audit vorbereitet:  

Um sich bestmöglich auf ein Microsoft-Audit vorzubereiten, können Sie einige Dinge tun. Dazu gehört vor allem, dass Sie einige Informationen über die Lizenzen, die Sie besitzen und nutzen, vorbereiten. Sie müssen herausfinden, wie viele Microsoft-Produkte Sie installiert haben. Darüber hinaus müssen Sie alle Kaufbelege sammeln. Darüber hinaus gibt es noch einige andere Dinge, die Sie bei der Vorbereitung auf ein Microsoft-Audit unbedingt überprüfen sollten:  

• Überprüfen Sie die Anzahl der CALs, die auf den Servern installiert sind. Sie können dies unter der Registerkarte "Lizenzierung" in der Serververwaltungskonsole überprüfen.  
• Alle virtuellen Maschinen und sowohl physische Server als auch virtuelle Server sollten gezählt werden.  
• Zählen Sie, wie viele Personen SQL-Datenbanken und andere serverbasierte Produkte nutzen und darauf zugreifen, und notieren Sie dies.  
• Alle Desktops und Laptops, vielleicht sogar mobile Geräte, wenn Sie darauf Microsoft-Produkte verwenden.  
• Fassen Sie alle oben genannten Informationen und vielleicht noch weitere notwendige Informationen, auf die Sie Zugriff haben, in einem Dokument zusammen. Auf diese Weise haben Sie alles parat, wenn Sie eine E-Mail von Microsoft mit einem Audit erhalten.  

Was kann passieren?  

Wenn Sie eine E-Mail mit einem Audit von Microsoft erhalten, haben Sie Ihr Dokument fertig, wenn Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, und können es an Microsoft senden. Wenn Sie Lizenzen verwenden, für die Sie keinen Nachweis haben, kann Microsoft Sie auffordern, für diese Lizenzen zu zahlen, da Sie sie im Grunde illegal verwenden. Wenn Sie alles richtig und legal machen, Microsoft die richtigen Informationen geben und gut mit ihnen kommunizieren, ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass das Audit keine Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben wird.